E-factureren: modern en voordelig
10 december 2009
E-factureren is niet zo innovatief als we vaak denken. In de jaren 90 was het bedrijfsleven al bekend met deze vorm van facturatie. De grote multinationals maakten al gebruik van de mogelijkheid digitaal te factureren.
Door de opkomst van internet werd elektronisch factureren ook toegankelijk voor de kleinere bedrijven. “Dat heeft een verandering teweeggebracht, want het overgrote deel van de bedrijven is klein van omvang”, zegt Friso de Jong, voorzitter van Platform Elfa, community voor e-factureren en factuurautomatisering.
Voordelen
E-factureren kent inmiddels verschillende vormen: elektronisch versturen, AcceptEmail en de Digitale nota. De term e-invoicing gebruiken we voor alle vorm van digitaal verstuurde facturen. Maar waarom moeten bedrijven over op e-factureren? Wat zijn nu eigenlijk de voordelen ervan? Behalve dat je als bedrijf bespaart op enveloppen en postzegels, kun je vooral geld besparen dankzij een betere grip op cash en credit management. “Je ziet nauwkeuriger hoeveel geld je van welke partijen op welk moment kunt gaan ontvangen. Daardoor kun je beter sturen en tijdig ingrijpen als betalingen uitblijven. Ook het opbouwen van ‘bewijslast’ is gemakkelijker’ omdat je de weg van een elektronische factuur tot bij de ontvanger kunt volgen.” Ontvangers van e-facturen noemen als belangrijkste voordelen: tijdsbesparing, zekerheid over de afzender en het feit dat direct betalen mogelijk is door online bankopdrachten. Digitale facturen zijn doorgaans gekoppeld aan boekhoudprogramma’s, waardoor het gehele administratieve proces minder menselijke handelingen vergt. De Jong: “Daardoor besparen bedrijven op personeelskosten en is het mogelijk de medewerkers meer in te zetten voor het primaire proces, om zo meer omzet te genereren.” Bijkomend voordeel is de kleinere foutkans. Het feit dat digitaal factureren ook bijdraagt aan het milieu noemen voorstanders van e-factureren wel, maar dit is volgens De Jong geen drijfveer voor ondernemers, “meer een leuk bijeffect”.
E-factureren kent inmiddels verschillende vormen: elektronisch versturen, AcceptEmail en de Digitale nota. De term e-invoicing gebruiken we voor alle vorm van digitaal verstuurde facturen. Maar waarom moeten bedrijven over op e-factureren? Wat zijn nu eigenlijk de voordelen ervan? Behalve dat je als bedrijf bespaart op enveloppen en postzegels, kun je vooral geld besparen dankzij een betere grip op cash en credit management. “Je ziet nauwkeuriger hoeveel geld je van welke partijen op welk moment kunt gaan ontvangen. Daardoor kun je beter sturen en tijdig ingrijpen als betalingen uitblijven. Ook het opbouwen van ‘bewijslast’ is gemakkelijker’ omdat je de weg van een elektronische factuur tot bij de ontvanger kunt volgen.” Ontvangers van e-facturen noemen als belangrijkste voordelen: tijdsbesparing, zekerheid over de afzender en het feit dat direct betalen mogelijk is door online bankopdrachten. Digitale facturen zijn doorgaans gekoppeld aan boekhoudprogramma’s, waardoor het gehele administratieve proces minder menselijke handelingen vergt. De Jong: “Daardoor besparen bedrijven op personeelskosten en is het mogelijk de medewerkers meer in te zetten voor het primaire proces, om zo meer omzet te genereren.” Bijkomend voordeel is de kleinere foutkans. Het feit dat digitaal factureren ook bijdraagt aan het milieu noemen voorstanders van e-factureren wel, maar dit is volgens De Jong geen drijfveer voor ondernemers, “meer een leuk bijeffect”.
Koploper
Kortom: redenen genoeg voor bedrijven om ditgitaal te gaan factureren. De adoptie van e-factureren heeft vooralsnog echter niet zo’n vlucht genomen. Dat heeft onder meer te maken met het feit dat consumenten geen groot voorstander zijn van verplichte automatische incasso, wat vaak samenhangt met een digitale factuur. Maar ook om andere redenen komt e-factureren in Nederland moeizaam van de grond. Zo bestaan bij veel mogelijke gebruikers nog onzekerheden. Bijvoorbeeld over de (BTW-)regelgeving en het idee dat elektronisch factureren ingewikkeld is. “Tussen de 17 en 20 procent van de facturen gaat nu digitaal de deur uit. Het gebruik groeit, want vorig jaar was het nog 12 procent, maar het kan altijd sneller.” Feit is hoe dan ook dat Nederland als het gaat om e-factureren tot de koplopers behoort. “We zijn erg liberaal. Het feit dat de staatsecretaris heeft aangegeven dat digitale facturen vorm– en middelvrij verstuurd mogen worden – een technische waarborg is niet meer nodig – versterkt de mogelijkheden.” De statistieken zeggen overigens dat pdf en email de voorkeur hebben. Maar ook andere vormen, waaronder online facturen en UBL, zijn in opkomst. Wie weet wat de toekomst ons verder nog brengt.
Kortom: redenen genoeg voor bedrijven om ditgitaal te gaan factureren. De adoptie van e-factureren heeft vooralsnog echter niet zo’n vlucht genomen. Dat heeft onder meer te maken met het feit dat consumenten geen groot voorstander zijn van verplichte automatische incasso, wat vaak samenhangt met een digitale factuur. Maar ook om andere redenen komt e-factureren in Nederland moeizaam van de grond. Zo bestaan bij veel mogelijke gebruikers nog onzekerheden. Bijvoorbeeld over de (BTW-)regelgeving en het idee dat elektronisch factureren ingewikkeld is. “Tussen de 17 en 20 procent van de facturen gaat nu digitaal de deur uit. Het gebruik groeit, want vorig jaar was het nog 12 procent, maar het kan altijd sneller.” Feit is hoe dan ook dat Nederland als het gaat om e-factureren tot de koplopers behoort. “We zijn erg liberaal. Het feit dat de staatsecretaris heeft aangegeven dat digitale facturen vorm– en middelvrij verstuurd mogen worden – een technische waarborg is niet meer nodig – versterkt de mogelijkheden.” De statistieken zeggen overigens dat pdf en email de voorkeur hebben. Maar ook andere vormen, waaronder online facturen en UBL, zijn in opkomst. Wie weet wat de toekomst ons verder nog brengt.
Bron: De Telegraaf, Credit Management